Bijna de helft van de aanwezigen bij de verdiepingssessie ‘Dialoog met de markt’ ervaart een drempel om voor aanbestedingen met marktpartijen in gesprek te gaan. Tijdsdruk maar vooral de angst om het verwijt te krijgen marktpartijen voor te trekken zijn hiervoor de belangrijkste redenen. “Het is duidelijk dat er meer aandacht voor dialoog met de markt nodig is”, aldus Rob Jonkman voorzitter VNG Taskforce Inkoop en Aanbesteding als aftrap van de verdiepingssessie.
De sessie werd gehouden in het kader van de Week van #BeterAanbesteden. De verdiepingssessies onder leiding van Daniëlle van de Velde, partner bij Tender People die inmiddels een schat aan ervaring heeft op het gebied van aanbesteden. Zo was zij onder andere in diverse inkooprollen werkzaam bij een waterschap en verschillende ministeries. Haar werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van inkoopprofessionaliseringstrajecten, opstellen van inkoopbeleid en het begeleiden van complexe aanbestedingen. Zowel voor, tijdens en na een aanbesteding zijn ervoor opdrachtgevende partijen mogelijkheden om met marktpartijen in dialoog te gaan. Uit een eerste peiling van Van de Velde over hoe de aanwezigen daarover denken, blijkt dat circa veertig procent daar maar een klein beetje ervaring mee heeft. “Ik vind het lastig”, vertelt een inkoopster bij een zorgorganisatie, “je bent toch al snel bang om de markt met vragen lastig te vallen En daarbij komt dat er intern vaak ook weerstand is, omdat er wordt gedacht dat de kennis wel in huis is en we daarvoor de markt niet nodig hebben.”
Tijdinspanning
Deze opmerking komt in de webinar regelmatig voorbij. Een inkoper bij de gemeente Schiedam krijgt intern vaak te horen dat het te veel tijd met zich meebrengt waardoor er vaak van wordt afgezien. Van de Velde kent het argument. “Aanbesteden is het samenbrengen van vraag en aanbod. Met voeren van een dialoog kun je dat proces beter doen. Natuurlijk zit er wel meer werk in. Maar je maakt beter gebruik van het marktpotentieel, je vergoot de innovatiekracht en verbetert de samenwerking. Je maakt er het aanbesteden makkelijker en toegankelijker mee.” Niet onbelangrijk is volgens haar dat door middel van een marktdialoog je de markt uitdaagt om met de beste oplossing te komen. “En niet geheel onbelangrijk ook vaak een betere prijs-kwaliteitsverhouding.”
Astrid de Menen werkzaam bij pubieke werken in Vlaanderen heeft inmiddels ervaring met meer dan vijftig marktconsultaties. “In grote meerderheid levert het veel relevante informatie op meer dan alleen maar content voor het bestek. Ook zorgt het voor een instroom van leveranciers. Niet alleen de usual suspects zijn er bij. Het verruimt je blik op de markt.” Op de vraag van Van de Velde of een dialoog meer voor een aanbestedende dienst dan voor een marktpartij van toegevoegde waarde is zegt De Menen: “Toch echt voor beide.” Dat blijkt ook uit de reacties van de marktpartijen die zonder uitzondering enthousiast zijn over het toepassen van de marktdialoog. “Het geeft ons de mogelijkheid om te laten zien waar we mee bezig zijn”, aldus een marktpartij.
Drempel
Desondanks zegt 47 % van de aanwezigen inkopers een drempel te ervaren in het zoeken van interactie met de markt. “Je worstelt”, geeft iemand als toelichting, “ook erg met het transparantiebeginsel. Je wilt niet de indruk wekken dat je iemand voortrekt.” Een andere aanwezige beaamt dit. “Intern is men bang dat achteraf de markt zegt, dat bepaalde partijen een kennisvoorsprong hebben door hun deelname aan een marktconsultatie. Bijvoorbeeld als een individuele gesprekken geweest zijn.”
Om dit te voorkomen moet volgens Van de Velde de marktconsultatie wel goed op touw worden gezet. “Je hebt je aan de regels te houden. Een marktdialoog of een marktconsultatie is een georganbiseerde informatie-uitwisseling. De informatie die wordt gedeeld moet ook voor partijen die niet aanwezig waren te verkrijgen zijn.” Tijdens de aanbesteding is er de nota van inlichtingen waar marktpartijen geanonimiseerd hun vragen beantwoord krijgen. Maar ook een projectlocatie bezoeken (schouw) behoort tot de mogelijkheden. “Maar let op,” zegt Van de Velde, “de vragen die daar worden gesteld en de antwoorden die daar op worden gegeven moet je wel met alle partijen delen.”
Contacten
Is de aanbesteding ingediend, dan zijn er ook nog contacten met marktpartijen mogelijk. “Denk aan de presentatie van het plan of de demonstratie van een voorgesteld product. En daarna volgen de gunnings- en afwijzingsgesprekken. Zorg voor een heldere klachtenafhandeling en zet evaluatiegesprekken op touw om van elkaar te leren”, aldus Van der Velde, die contacten met de markt toejuicht. “Bezoek hiervoor beurzen of organiseer marktdagen en inspiratiesessies. Maar zorg ook voor een prettige manier van communiceren. Dan krijg je echt een beter resultaat van de aanbesteding.”
De Week van #BeterAanbesteden (25 maart t/m 1 april) is door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, VNG, VNO-NCW/MKB Nederland en PIANOo op touw gezet. Doel van het programma #BeterAanbesteden is het professionaliseren van de inkooppraktijk door het bevorderen van kennis, toepassing en dialoog voor ondernemers en aanbestedende diensten.